Fehler 2: Mangelndes Engagement des Managements

Fehlendes Engagement des Managements im Zertifizierungsprozess führt zu einer Vielzahl von Problemen:

• Kommunikationsprobleme
• Mangelnde Ressourcen
• Unzureichendes Fachwissen

Kommunikationsprobleme

Führungskräfte müssen eine führende Rolle bei der Implementierung von ISO 9001 übernehmen. Ohne ihre Anleitung, Unterstützung und Aufsicht ist es schwierig, eine Zertifizierung zu erreichen. Zunächst einmal werden Führungskräfte, die die Vorteile von ISO 9001 nicht an das Unternehmen kommunizieren, keine Mitarbeiterbeteiligung erhalten. Und ohne die gesamte Belegschaft an Bord ist es schwierig, eine Qualitätskultur zu etablieren. Mitarbeiter könnten dies als übermäßige und unnötige Bürokratie ansehen und sich Veränderungen widersetzen.

Mangelnde Ressourcen

Zweitens, wenn die Führungskräfte nicht an Bord sind, stellen sie möglicherweise nicht genügend Zeit und Ressourcen zur Verfügung, um ein ISO 9001-basiertes QMS zu implementieren. Die Zertifizierung kann sechs Monate oder länger dauern, und es fallen Kosten an. Neben den Kosten für Zertifizierungsaudits können auch Kosten für Prozessverbesserungen anfallen. Mitarbeiter benötigen möglicherweise zusätzliche Schulungen oder Unterstützung. Maschinen müssen möglicherweise aktualisiert werden. Dokumentationspraktiken müssen möglicherweise geändert werden. Wenn das Implementierungsteam nicht über die Ressourcen für all dies verfügt, ist es fast unmöglich, eine Zertifizierung zu erhalten.

Unzureichendes Fachwissen

Führungskräfte sollten auch den Bedarf an zusätzlichem Fachwissen bei der ISO-Implementierung erkennen. Wenn innerhalb der Organisation niemand mit dem Prozess vertraut ist, muss das Managementteam handeln. Ob es darum geht, Mitarbeiter zu ISO-basierten Schulungen zu schicken, sich selbst weiterzubilden oder externe Hilfe in Anspruch zu nehmen, Top-Manager müssen die Mittel bereitstellen, um diese Lücke zu schließen.

Wie Sie sehen können, kann das fehlende Engagement des Top-Managements zu mehreren Zertifizierungsproblemen führen. Daher ist es entscheidend, die Führungskräfte zu Champions des ISO 9001-Implementierungsprozesses zu machen. Der Versuch, eine QMS-Zertifizierung ohne Unterstützung des Managements zu erreichen, ist ein harter Kampf, dem sich viele Unternehmen gestellt haben. Machen Sie nicht den gleichen Fehler.

Fehler 3: Unzureichendes Verständnis der Anforderungen

Wie andere ISO-Normen besteht auch ISO 9001:2015 aus zehn Abschnitten. Die ersten drei Abschnitte bieten einen allgemeinen Überblick über den Anwendungsbereich und die Absicht der Norm sowie wichtige Definitionen. Es gibt auch Verweise auf ISO 9000, die Sie lesen müssen, um die Schlüsselkonzepte zu verstehen. In den Abschnitten 4-10 sind die Konformitätsanforderungen aufgeführt. Allerdings ist die ISO-Norm für Qualitätsmanagementsysteme allgemeiner Natur. Deshalb kann sie von jeder Organisation in jedem Sektor implementiert werden. Hier liegt also das Problem. Zu verstehen, was diese Anforderungen in der Praxis bedeuten, kann eine Herausforderung sein.

Beispielsweise muss die Organisation den Anwendungsbereich ihres Qualitätsmanagementsystems festlegen. Dies umfasst drei Hauptteile:

• Interne und externe Themen
• Anforderungen interessierter Parteien
• Produkte und Dienstleistungen

Es liegt an jeder Organisation, genau zu bestimmen, was diese Elemente für sie sind. Und dann, um alles in einer prägnanten Aussage zusammenzufassen.

Das Verständnis jeder Anforderung der ISO 9001 erfordert ein tiefes Eintauchen in Definitionen und Abläufe. Daher ist es wichtig, ein kompetentes Team oder einen erfahrenen Berater zu haben. Sie werden Ihnen helfen, jede Praxis gemäß dem internationalen Standard zu dokumentieren und umzusetzen. Nicht mehr und nicht weniger.

Wo viele Organisationen scheitern, ist, dass sie einfach ohne richtiges Verständnis in die Implementierung springen. Sie wissen nicht, was in das QMS ein- oder ausgeschlossen werden muss. Sie wissen auch nicht, wie sie die Anforderungen in ihrem organisatorischen Kontext umsetzen sollen.

Fehler 6: Nicht die richtigen Berater auswählen

Wenn Sie sich dafür entscheiden, externe Hilfe für Ihre Zertifizierungsbemühungen in Anspruch zu nehmen, gibt es einige Faktoren zu berücksichtigen:

• Preisgestaltung
• Verfügbarkeit
• Expertise und Erfahrung
• Leistungsspektrum
• Reputation und Erfolgsbilanz

Viele Unternehmen machen Fehler beim Abwägen dieser Faktoren. Im Idealfall möchten Sie einen ISO 9001-Experten finden, den Sie sich auch leisten können. Ihre Dienstleistungen sollten mindestens Folgendes umfassen:

• Erste QMS-Bewertung/Gap-Analyse
• Aktionsplan
• Implementierungsberatung
• ISO 9001-Schulung
• Bewertung vor der Zertifizierung
• Unterstützung nach der Zertifizierung

Bei Sternberg Consulting gehen wir für unsere Kunden noch einen Schritt weiter. Wir bieten all diese Dienstleistungen und mehr an und helfen Unternehmen mit Sitz in Deutschland bei der Beantragung von Fördermitteln.

Fehler 7: Weniger ist mehr – schlanke Dokumentation und effiziente Prozesse

ISO 9001 erfordert regelmäßige interne Audits, umfangreiche Dokumentationen und präzise Aufzeichnungen. Einige Unternehmen gehen jedoch einen Schritt zu weit. Übermäßige Dokumentation ist ein Hindernis für eine optimale Organisationsleistung. Unnötige Prozessdokumente zu haben, die weder Prozesse verbessern noch den Betrieb unterstützen, ist ein häufiger Fehler. Das Problem ist, dass dies die Motivation, die Mitarbeiterbeteiligung und sogar die Unterstützung des Managements zunichte macht.

Selbst diejenigen, die mit solch komplexen Systemen eine Zertifizierung erreichen, finden es schwierig, mit den selbst auferlegten Hindernissen Schritt zu halten. Um diesen Fehler zu vermeiden, fragen Sie sich:

• Ist dieses Dokument relevant und nützlich für die Ausführung der Aufgabe, die es behandelt?
• Ist es zwingend erforderlich, dieses Dokument zu haben (z. B. gibt es Compliance-Anforderungen oder gesetzliche Anforderungen)?
• Ist der Inhalt prägnant und im besten Format dargestellt?

Wenn die Antwort auf eine dieser Fragen negativ ist, sollten Sie das Dokument überarbeiten oder verwerfen.

Ein Wort der Vorsicht: Eine ordnungsgemäße Dokumentation und Dokumentenkontrolle sind für ISO 9001 von entscheidender Bedeutung. Ohne relevante Dokumente können Sie mit Abweichungen konfrontiert werden. Um die Dinge übersichtlich und einfach zu verwalten, können Sie Dokumentvorlagen und cloudbasierte Aufzeichnungssysteme verwenden.

Fehler 8: Wahl der falschen Benannten Stelle

Ähnlich wie die Wahl des falschen Beraters kann die Wahl der falschen Benannten Stelle (Registrierungsstelle) für Ihr externes Audit ein kostspieliger Fehler sein. Es kann zu überhöhten Kosten, Verzögerungen bei der Zertifizierung und Rufschädigung führen. Und im heutigen Zeitalter der Möglichkeiten gibt es viele Möglichkeiten, betrogen zu werden. Sie können auf Organisationen stoßen, die behaupten, ISO 9001-Zertifizierungsdienste anzubieten, aber nicht von einer nationalen oder internationalen Akkreditierungsstelle akkreditiert sind. Leider kann dies all Ihre Bemühungen und die guten Schritte, die Sie bisher unternommen haben, zunichte machen.

Hier ist, worauf Sie achten sollten, um diese Falle zu vermeiden:

• Prüfen Sie, welche Zertifizierungsstellen in Ihrer Nähe verfügbar sind und ob sie akkreditiert sind.
• Sehen Sie nach, welche Zertifizierungsstellen in Ihrer Branche und von Ihren Hauptkonkurrenten verwendet werden.
• Stellen Sie sicher, dass sie über branchenspezifisches Wissen in Ihrem Bereich verfügen.
• Prüfen Sie ihren Ruf bei Kunden.
• Sehen Sie sich die Biografien und die Verfügbarkeit ihrer Auditoren an.
• Fordern Sie im Voraus ein Angebot an, um ihre Preise zu prüfen und versteckte Kosten zu vermeiden.

Fehler 9: Widerstand gegen Veränderungen

Veränderungen sind schwer. Mitarbeiter können in eine Routine verfallen und es schwierig finden, ihre Gewohnheiten zu ändern. Manager wollen vielleicht keine neuen Verantwortlichkeiten. Einige Mitarbeiter haben möglicherweise Vorbehalte gegenüber neuen Technologien. Widerstand gegen Veränderungen ist eine hohe Hürde, die es bei Qualitätsmanagementsystemen zu überwinden gilt. Aber wenn Sie ISO 9001 implementieren wollen, müssen Sie sich dem Widerstand der Mitarbeiter direkt stellen.

Akzeptieren Sie zunächst, dass das, was Sie versuchen zu tun, einen gewissen Widerstand hervorrufen wird. Und dass der Widerstand oft aus Missverständnissen resultiert. Einige Stakeholder verstehen möglicherweise nicht den Zweck von ISO 9001:2015. Andere erkennen möglicherweise nicht die Rolle, die sie dabei spielen werden. Einige haben Angst vor dem Unbekannten und der Ungewissheit ihrer Position im Unternehmen. Schließlich erfassen sie möglicherweise nicht die Auswirkungen ihres Handelns auf das QMS. Es ist Ihre Aufgabe, Zweifel durch offene Kommunikation, Schulung und Unterstützung auszuräumen.

Fehler 10: Kontinuierliche Verbesserung nicht annehmen

Der ISO 9001:2015-Zertifizierungsprozess ist der Weg zur kontinuierlichen Verbesserung. Dies muss auf allen Ebenen der Organisation jederzeit klar sein. Durch die sorgfältige Implementierung von ISO werden Sie gezwungen sein, Dinge zu ändern. Sie werden das Risikobewusstsein und das Risikomanagement auf ein neues Niveau heben müssen. Sie werden jedes Element Ihres QMS bewerten und neu bewerten müssen. Und Sie werden Maßnahmen ergreifen müssen.

Es ist leicht, nach Erreichen der Zertifizierung selbstgefällig zu werden. Dies ist der Hauptgrund für Abweichungen bei jährlichen Audits und dafür, dass Sie Ihre Zertifizierung nach Ablauf des ersten Gültigkeitszeitraums von 3 Jahren nicht behalten können. Sicher, es sollte Zeit geben, Ihren Zertifizierungserfolg zu feiern. Und Sie sollten allen für ihre Teilnahme Anerkennung zollen. Aber die harte Arbeit hat gerade erst begonnen.

Lassen Sie die Dokumentation nicht veralten. Stellen Sie sicher, dass Dokumente und Aufzeichnungen aktualisiert werden. Planen Sie interne Audits und Managementbewertungen und halten Sie sich daran. Halten Sie die Kommunikationswege offen und ermutigen Sie die Mitarbeiter, sich zu äußern, wenn sie Probleme bemerken oder neue Ideen haben.

Zusammenfassung

Es gibt viele Hindernisse für die ISO 9001-Zertifizierung. Die Zertifizierung Ihres QMS nach ISO 9001:2015 erfordert sorgfältige Planung, Fachwissen, Engagement auf allen Ebenen und eine Organisationskultur, die sich auf kontinuierliche Verbesserung konzentriert.

Einige der häufigsten Fallstricke im ISO 9001-Implementierungsprozess sind unrealistische Erwartungen, mangelnde Ressourcen, schlechte Kommunikation und Widerstand gegen Veränderungen. Und diese Fallen sind viel zu leicht zu tappen. Ein Fehler kann eine Kaskade anderer Probleme auslösen, und sie ganz zu vermeiden, ist Ihre beste Option. Wenn Sie Hilfe bei der Bewältigung der Komplexität von ISO 9001 und seiner Anforderungen benötigen, sind wir hier, um Sie auf Ihrer ISO-Reise zu unterstützen.