Die Lieferantenbewertung ist ein Thema, bei dem viele Unternehmen unbeabsichtigt unnötige Komplexität schaffen. Lange Formulare werden an Lieferanten versandt, in denen Jahresumsatz, Mitarbeiterzahl, Eigentümerstrukturen und unzählige andere Details abgefragt werden, die oft keinen direkten Einfluss auf die eigentliche Geschäftsbeziehung haben. Interne Teams verbringen dann Stunden damit, diese Dokumente zu sammeln und abzulegen, während die Lieferanten frustriert sind über Anforderungen, die bürokratisch und losgelöst von der eigentlichen Arbeit wirken. Am Ende des Prozesses existiert ein großer Datenhaufen – aber die Frage bleibt: Hilft er wirklich, Risiken zu managen?

Die Wahrheit ist, die Lieferantenbewertung muss nicht so kompliziert sein. Ein verschlankter, risikobasierter Ansatz kann weitaus effektiver sein, spart Zeit für Ihr Team und Ihre Lieferanten und stellt sicher, dass Sie sich genau auf die Bereiche konzentrieren, die wirklich von Bedeutung sind.

Warum der klassische Ansatz zu kurz greift

Die traditionelle Lieferantenbewertung verfolgt meist einen „One-size-fits-all“-Ansatz. Jeder Lieferant, vom Reinigungsdienst bis zum Hersteller einer kritischen Komponente, wird gebeten, die gleichen Unterlagen auszufüllen und wird nach den gleichen Kriterien bewertet. Auf dem Papier sieht das gründlich aus, aber in der Praxis schafft es ein falsches Gefühl von Sicherheit. Die Umsatzzahlen eines Lieferanten oder die Anzahl seiner Mitarbeiter sagen nur sehr wenig über seine Fähigkeit aus, Ihr Produkt pünktlich und in der geforderten Qualität zu liefern.

Wichtiger ist das tatsächliche Risiko, das ein Lieferant für Ihr Unternehmen darstellt, wenn er ausfällt. Wenn ein Lieferant für Büromaterial zu spät liefert, sind die Auswirkungen minimal. Wenn Ihr einziger Hersteller einer kritischen Komponente ausfällt, kann die Produktion zum Erliegen kommen, Kundenaufträge können sich verzögern und Ihr Ruf könnte beschädigt werden. Der Schlüssel liegt daher in der Verhältnismäßigkeit: Zeit und Mühe dort zu investieren, wo das Risiko am höchsten ist, und die Dinge leicht und effizient zu halten, wo das Risiko gering ist.

Eine risikobasierte Denkweise

Um ein praktikables System zu schaffen, beginnen Sie damit, sich zu jedem Lieferanten zwei sehr einfache, aber wirkungsvolle Fragen zu stellen:

1. Was würde mit unserem Unternehmen passieren, wenn dieser Lieferant morgen nicht mehr liefern könnte?
2. Wie sichtbar ist seine Leistung in unserem täglichen Betrieb?

Lieferanten, deren Ausfall keine wirklichen Auswirkungen hätte, sollten nicht viele Ihrer Bewertungsressourcen beanspruchen. Andere, deren Fehlen die Produktion, die Compliance oder die Kundensicherheit sofort stören würde, verdienen eindeutig eine strukturiertere Aufmerksamkeit. Diese Denkweise reduziert den Arbeitsaufwand bereits drastisch, da sie verhindert, dass Sie bei jedem einzelnen Lieferanten das gleiche Maß an Kontrolle anwenden.

Drei Stufen der Bewertung

Sobald Sie diese Denkweise übernehmen, gliedert sich die Lieferantenbewertung ganz natürlich in drei Stufen. Ganz unten stehen Lieferanten mit geringem Risiko, wie z. B. Lieferanten von Büromaterial, die schnell ersetzt werden können und deren Ausfall die Kundenlieferung nicht beeinträchtigt. Bei ihnen genügt es, die Grundlagen zu prüfen – liefern sie, stellen sie korrekte Rechnungen, ist die Zusammenarbeit reibungslos. Es besteht keine Notwendigkeit für Audits oder detaillierte Bewertungen.

Die mittlere Stufe umfasst Lieferanten, die eine Rolle in Ihrem Betrieb spielen, aber nicht unersetzlich sind. Sie könnten Verpackungsmaterialien oder Dienstleistungen bereitstellen, die die Produktion beeinflussen, aber kein direktes Produktrisiko bergen. Bei ihnen können Sie prüfen, ob sie eine relevante Zertifizierung besitzen, die Lieferzuverlässigkeit verfolgen und die Reklamationshistorie im Auge behalten. Wenn Probleme auftreten, untersuchen Sie weiter. Wenn alles reibungslos läuft, besteht kaum Bedarf für mehr.

An der Spitze stehen Ihre kritischen Lieferanten – die Partner, ohne die Ihr Kerngeschäft gefährdet wäre. Zu dieser Gruppe können Hersteller wesentlicher Komponenten, Dienstleister, die für Installation oder Wartung verantwortlich sind, oder Logistikunternehmen, die die Produktlieferung sicherstellen, gehören. Diese Lieferanten rechtfertigen eine genauere Betrachtung: ein Audit, eine Validierung ihrer Prozesse oder regelmäßige Leistungsüberprüfungen. Hier definieren Sie klare KPIs für Qualität, Lieferung und Reaktionsfähigkeit und behandeln die Beziehung als Partnerschaft, mit kontinuierlicher Überwachung und offener Kommunikation.

Den Prozess schlank halten

Der wichtigste Aspekt dieses Systems ist, dass es praktisch bleibt. Ein Großteil der Lieferantenbewertung findet ganz natürlich im täglichen Betrieb statt: Wenn Wareneingänge regelmäßig zurückgewiesen werden, wenn sich Lieferungen verzögern oder wenn die Kommunikation schlecht ist, ist dies bereits ein Beweis für die Leistung. Der Schlüssel liegt darin, diese Erkenntnisse zu dokumentieren, anstatt den Aufwand in künstlichen Bewertungen zu duplizieren.

Es ist auch nicht nötig, Informationen zu sammeln, die für Ihr Unternehmen kaum relevant sind. Der Jahresumsatz hilft Ihnen beispielsweise selten bei der Entscheidung, ob ein Lieferant zuverlässig ist. Schauen Sie stattdessen auf das, was Sie direkt betrifft: Produktqualität, Lieferstabilität und die Einhaltung Ihrer eigenen Anforderungen. Wo ein Lieferant bereits Zertifizierungen wie ISO 9001 oder ISO 13485 besitzt, bieten diese Sicherheit und sollten als ausreichender Nachweis akzeptiert werden, anstatt mit mehr Papierkram das Rad neu zu erfinden.

Schließlich ist es klug, die Bewertung als einen lebendigen Prozess zu behandeln. Anstatt jedes Jahr für jeden Lieferanten die gleiche Bewertung zu wiederholen, passen Sie die Risikostufen an, wenn sich etwas ändert: wenn ein Lieferant einen neuen Prozess einführt, wenn Ihr Unternehmen ein neues Produkt einführt oder wenn die Leistung nachlässt. Auf diese Weise setzen Sie Energie dort ein, wo sie am dringendsten benötigt wird, nicht einfach nur, weil der Kalender eine weitere Überprüfung vorsieht.

Fazit

Eine praktische Lieferantenbewertung bedeutet nicht, Risiken zu vernachlässigen, sondern sie intelligent zu managen. Indem Sie sich auf Verhältnismäßigkeit konzentrieren, einfache, aber effektive Fragen stellen und den Aufwand nur denjenigen Lieferanten widmen, die Ihr Geschäft wirklich beeinflussen können, bauen Sie ein System auf, das schlank, effizient und wertvoll ist. Kritische Lieferanten erhalten die Aufmerksamkeit, die sie verdienen, Lieferanten mit geringem Risiko verbrauchen keine unnötigen Ressourcen, und Ihr Team kann sich darauf konzentrieren, Kontinuität und Qualität dort zu sichern, wo es am wichtigsten ist.

Das Ergebnis ist nicht nur ein Lieferantenbewertungsprozess, sondern ein Lieferantenmanagementsystem, das Ihre Geschäftsziele wirklich unterstützt – schlank, risikobasiert und praktisch.