ISO 9001:2015: ABSCHNITT 7 UNTERSTÜTZUNG

Zusammenfassung

In Kapitel 7 der ISO 9001:2015 wird die Bedeutung der Unterstützung durch adäquate Ressourcen betont, um das Qualitätsmanagementsystem (QMS) effektiv zu etablieren, umzusetzen, aufrechtzuerhalten und kontinuierlich zu verbessern. Diese Unterstützung umfasst Personal, Infrastruktur, Arbeitsumgebung sowie die Überwachung und Messung von Ressourcen. Zudem spielt das Organisationswissen eine entscheidende Rolle für den Erfolg des QMS. Es ist wichtig, dass ausreichend Personal und Mittel bereitgestellt werden, damit qualitativ hochwertige Arbeit und Produkte entstehen können. Eine sorgfältige Planung und Bereitstellung dieser Ressourcen durch die Geschäftsführung sind unerlässlich. Die Norm verlangt auch eine effektive Nutzung dieser Ressourcen, um die gesetzten Ziele zu erreichen und die Qualität kontinuierlich zu verbessern.

Normabschnitt 7.1 Ressourcen

7.1.1 Allgemeines

Die Organisation muss die erforderlichen internen und externen Ressourcen für die Einführung, Aufrechterhaltung und ständige Verbesserung des QM-Systems ermitteln und bereitstellen.

Was bedeutet das konkret?

Die ISO 9001:2015 zielt darauf ab, ein Scheitern an mangelnden Ressourcen zu verhindern. Die Norm fordert, dass Unternehmen ausreichend Personal und Mittel zur Verfügung stellen, um qualitätsgerechte Arbeitsausführung und die Erstellung guter Produkte und Dienstleistungen zu gewährleisten. Darüber hinaus müssen genügend Ressourcen vorhanden sein, um die QMS-Prozesse selbst betreiben und verbessern zu können.

Wie kann die praktische Umsetzung erfolgen?

Eine praktische Umsetzung kann durch die Integration der Ressourcenplanung in das Projektmanagement erfolgen, insbesondere wenn es um größere Veränderungen oder neue Herausforderungen geht. Bei kleineren Unternehmen geschieht die Überlegung zu notwendigen Investitionen oft im Kopf des Unternehmers, aber es ist sinnvoll, diese Überlegungen in der Managementbewertung transparent zu machen und entsprechend zu planen und umzusetzen. Sowohl in großen als auch in kleinen Unternehmen ist es eine Herausforderung, die finanziellen Mittel zur Beschaffung von Ressourcen effektiv einzusetzen und zwischen den Bedürfnissen der verschiedenen Abteilungen und Prozessen abzuwägen.

Diese aktualisierte Zusammenfassung und das erste Unterthema sollen den Lesern einen tieferen Einblick in die Anforderungen des Kapitels 7 der ISO 9001:2015 bieten und praktische Hinweise zur Umsetzung geben.

 

Kapitel 7.1.2 Personen

Zusammenfassung

In diesem Abschnitt der ISO 9001:2015 geht es um das Herzstück jedes Unternehmens – die Mitarbeiter. Es wird betont, wie entscheidend es ist, dass genügend qualifiziertes Personal verfügbar ist, um die Qualitätsziele zu erreichen und ein effektives Qualitätsmanagementsystem (QMS) zu betreiben. Der Fokus liegt auf der Bereitstellung und dem Management der Humanressourcen, um sicherzustellen, dass die Kompetenz, das Bewusstsein und die Arbeitsbedingungen der Mitarbeiter die Umsetzung und Aufrechterhaltung des QMS unterstützen.

Was bedeutet das konkret?

Konkret bedeutet dies, dass Unternehmen aktiv sicherstellen müssen, dass ihr Personal nicht nur in ausreichender Zahl, sondern auch mit den notwendigen Fähigkeiten, Kenntnissen und Erfahrungen vorhanden ist, um ihre Arbeit gemäß den Qualitätsanforderungen durchzuführen. Es geht darum, eine Kultur der Qualitätsbewusstheit zu fördern und ein Arbeitsumfeld zu schaffen, das die Mitarbeiter dazu befähigt, zur kontinuierlichen Verbesserung beizutragen.

Wie kann die praktische Umsetzung erfolgen?

Die praktische Umsetzung dieses Prinzips kann durch eine Reihe von Schritten erfolgen:

1. Kompetenzanalyse: Zunächst sollte das Unternehmen die erforderlichen Kompetenzen für jede Rolle innerhalb des QMS definieren. Diese Analyse kann sich auf Bildung, berufliche Qualifikationen, Erfahrungen und zusätzliche Fähigkeiten konzentrieren.
2. Schulung und Entwicklung: Basierend auf der Kompetenzanalyse sollten Schulungsprogramme entwickelt werden, um bestehende Kompetenzlücken zu schließen. Diese Programme können intern oder extern durchgeführt werden und sollten eine Bewertung des Schulungserfolgs beinhalten.
3. Förderung des Bewusstseins: Alle Mitarbeiter sollten regelmäßig über die Qualitätsziele des Unternehmens, ihre Rolle im QMS und die Bedeutung ihrer Arbeit für die Qualitätsergebnisse informiert werden. Dies kann durch regelmäßige Meetings, Newsletter oder spezielle Informationsveranstaltungen erfolgen.
4. Schaffung einer unterstützenden Arbeitsumgebung: Die Geschäftsleitung muss sicherstellen, dass die Arbeitsumgebung (einschließlich der physischen, technologischen und sozialen Bedingungen) alle Mitarbeiter darin unterstützt, ihre Aufgaben effektiv und effizient auszuführen.
5. Feedback und Kommunikation: Ein effektives Feedbacksystem, das es den Mitarbeitern ermöglicht, Ideen zur Verbesserung vorzuschlagen und Bedenken hinsichtlich der Qualität zu äußern, sollte etabliert werden.

Durch die Fokussierung auf die Menschen, die täglich an der Erstellung und Lieferung von Produkten und Dienstleistungen beteiligt sind, stärkt ein Unternehmen sein Qualitätsmanagementsystem und fördert eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung.

Kapitel: 7.1.3 Infrastruktur

Zusammenfassung

Der Abschnitt 7.1.3 der ISO 9001:2015 behandelt die Infrastruktur eines Unternehmens als eine Schlüsselkomponente, die erforderlich ist, um konforme Produkte und Dienstleistungen zu liefern. Unter Infrastruktur versteht man die Gesamtheit aller Gebäude, Werkzeuge, Technologien und jeglicher Ausrüstung, die für den Betrieb notwendig sind. Dieser Abschnitt betont die Bedeutung der Ermittlung, Bereitstellung und Instandhaltung der physischen und technologischen Ressourcen, um die Effizienz der Prozesse zu gewährleisten und die Produktqualität zu steigern.

Was bedeutet das konkret?

Konkret bedeutet dies, dass Unternehmen gezielt in ihre Betriebsstätten, Ausrüstung und unterstützende Dienste investieren müssen, um eine effiziente Produktion und Dienstleistungserbringung zu gewährleisten. Es geht nicht nur um die anfängliche Bereitstellung, sondern auch um die fortlaufende Wartung und Anpassung der Infrastruktur an die sich ändernden Anforderungen des Marktes und des internen Prozessumfelds.

Wie kann die praktische Umsetzung erfolgen?

Die praktische Umsetzung in Bezug auf die Infrastruktur kann folgende Schritte umfassen:

Bewertung der Anforderungen: Zu Beginn ist eine gründliche Bewertung der spezifischen Infrastrukturbedürfnisse für alle kritischen Prozesse erforderlich. Dazu gehört die Ermittlung der benötigten Gebäude, Ausrüstungen, Technologien und unterstützenden Dienste.

Planung und Bereitstellung: Basierend auf der Bewertung sollten detaillierte Pläne für die Beschaffung, Entwicklung und Inbetriebnahme der erforderlichen Infrastruktur entwickelt werden. Dies sollte auch die räumliche Anordnung umfassen, um optimale Arbeitsabläufe zu unterstützen.

Wartung und Instandhaltung: Für die Aufrechterhaltung der Betriebsfähigkeit und Sicherheit ist ein regelmäßiges Wartungs- und Instandhaltungsprogramm unerlässlich. Dieses Programm sollte vorbeugende Maßnahmen und Routinen umfassen, um Ausfälle zu minimieren und die Lebensdauer der Ausrüstung zu maximieren.

Überwachung und Anpassung: Die Effektivität der Infrastruktur muss kontinuierlich überwacht werden, um sicherzustellen, dass sie den Anforderungen des Unternehmens gerecht wird. Anpassungen sollten vorgenommen werden, um auf Veränderungen im Produktionsprozess, neue Technologien oder Wachstumschancen zu reagieren.

Dokumentation und Aufzeichnungen: Es ist wichtig, detaillierte Aufzeichnungen über die Infrastrukturkomponenten, deren Zustand, Wartungshistorie und alle relevanten Sicherheitsprüfungen zu führen. Diese Dokumentation dient als Grundlage für die kontinuierliche Verbesserung und Compliance-Nachweise.

Durch die gezielte Fokussierung auf die Infrastruktur können Unternehmen eine solide Basis für die Qualität ihrer Produkte und Dienstleistungen schaffen und gleichzeitig die Effizienz und Effektivität ihrer operativen Prozesse verbessern.

Kapitel: 7.1.4 Prozessumgebung

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Die geeignete Umgebung für die Ausführung von Prozessen ist ein entscheidender Aspekt des Qualitätsmanagements. Eine gut gestaltete Arbeitsumgebung trägt maßgeblich zur Produktqualität und Mitarbeiterzufriedenheit bei. In diesem Sinne beschäftigt sich Abschnitt 7.1.4 der ISO 9001:2015 mit der Notwendigkeit, eine förderliche Arbeitsatmosphäre zu schaffen, die sowohl auf die physikalischen als auch auf die psychosozialen Bedürfnisse der Mitarbeiter eingeht.

Was bedeutet das konkret?

Konkret bedeutet das, dass das Unternehmen eine Arbeitsumgebung schaffen muss, die durch ausreichenden physischen Raum, geeignete Ausrüstung und eine unterstützende Atmosphäre charakterisiert ist. Sicherheit und Flexibilität sind ebenfalls wesentliche Faktoren, die das Wohlbefinden der Mitarbeiter und ihre Fähigkeit, qualitativ hochwertige Arbeit zu leisten, beeinflussen.

Faktor	Bedeutung
Physischer Raum	Ample space for operation, reducing clutter and potential for errors.
Ausrüstung	Equipment properly maintained and appropriate for the task at hand.
Atmosphäre	A positive, supportive atmosphere that promotes quality and efficiency.
Sicherheit	Ensuring health and safety regulations are followed to protect employees.

Wie kann die praktische Umsetzung erfolgen?

Evaluierung der Arbeitsbedingungen: Überprüfung und Anpassung der physischen Arbeitsplatzbedingungen, um eine klare und sichere Arbeitsumgebung zu gewährleisten.

Wartungsmanagement: Regelmäßige Wartung der Ausrüstung, um ihre Eignung und Funktionstüchtigkeit sicherzustellen.

Entwicklung der Arbeitskultur: Schaffung einer Kultur, die Mitarbeitende ermutigt und unterstützt, sich für Qualität und Effizienz zu engagieren.

Sicherheitsmaßnahmen: Umsetzung und Einhaltung von Gesundheits- und Sicherheitsvorschriften zum Schutz der Mitarbeiter.

Förderung der Flexibilität: Entwicklung von Systemen und Prozessen, die an Veränderungen und Innovationen angepasst werden können, um kontinuierliche Verbesserung und Anpassungsfähigkeit zu ermöglichen.

Diese Schritte helfen dabei, eine Arbeitsumgebung zu gestalten, die nicht nur die Qualität und Produktivität verbessert, sondern auch eine höhere Mitarbeiterzufriedenheit fördert und zur Gesamtstrategie des Qualitätsmanagements beiträgt.

Kapitel: 7.1.5 Ressourcen zur Überwachung und Messung

Zusammenfassung

In Abschnitt 7.1.5 der ISO 9001:2015 wird die Notwendigkeit dargelegt, geeignete Messressourcen für die Überprüfung der Produkt- und Servicequalität zu gewährleisten.

Was bedeutet das konkret?

Dies bedeutet, dass Unternehmen sicherstellen müssen, dass ihre Messinstrumente präzise und zuverlässig sind und dass die Messergebnisse nachvollziehbar sind.

Wie kann die praktische Umsetzung erfolgen?

1. Beschaffung von Messmitteln: Bei der Auswahl von Messmitteln ist darauf zu achten, dass ihre Messgenauigkeit den Anforderungen der spezifischen Messaufgaben entspricht. Zudem müssen sie für den beabsichtigten Messbereich und die Umgebungsbedingungen, in denen sie verwendet werden, geeignet sein.
2. Kalibrierungsstrategie: Der Kalibrierungsplan muss die Frequenz der Kalibrierung basierend auf der Nutzungshäufigkeit und der Bedeutung der Messung für die Qualitätsprüfung berücksichtigen. Instrumente, die kritische Messungen durchführen, benötigen möglicherweise häufigere Kalibrierungen.
3. Wartungsverfahren: Ein klares Wartungsverfahren für Messinstrumente muss etabliert werden, um sicherzustellen, dass sie stets in einem einwandfreien Zustand sind. Dies beinhaltet Reinigung, regelmäßige Inspektion und gegebenenfalls Reparatur oder Austausch.
4. Aufzeichnungen über Kalibrierung und Wartung: Es müssen lückenlose Aufzeichnungen über jede durchgeführte Kalibrierung und Wartung geführt werden. Dazu gehören Datum, durchführende Person, verwendete Standards und die Ergebnisse der Kalibrierung.
5. Verfahren für nicht konforme Messmittel: Für den Fall, dass Messmittel als nicht konform identifiziert werden, müssen Unternehmen über ein Verfahren verfügen, das beschreibt, wie mit dem Instrument und den betroffenen Messergebnissen umgegangen wird.
6. Kennzeichnung von Messmitteln: Alle Messmittel müssen klar gekennzeichnet sein, um den aktuellen Kalibrierungsstatus erkennbar zu machen und um zu dokumentieren, wann und von wem die letzte Kalibrierung durchgeführt wurde.

Durch diese strukturierten Schritte wird sichergestellt, dass die Messmittel die erforderliche Genauigkeit und Zuverlässigkeit aufweisen und dass die Messergebnisse als zuverlässige Basis für Qualitätsentscheidungen dienen.

Kapitel: 7.1.6 Wissen der Organisation

Zusammenfassung

Der Abschnitt 7.1.6 der ISO 9001:2015 befasst sich mit der Bedeutung des organisatorischen Wissens für die Aufrechterhaltung und fortlaufende Verbesserung eines Qualitätsmanagementsystems. Unternehmen sind angehalten, relevantes Wissen zu erfassen, auf dem neuesten Stand zu halten und für die Qualitätssicherung zugänglich zu machen.

Was bedeutet das konkret?

Konkret erfordert dies von Unternehmen, dass sie das für ihre Betriebsprozesse wesentliche Wissen identifizieren, managen und schützen. Dies umfasst nicht nur explizites Wissen, das dokumentiert werden kann, sondern auch implizites Wissen, das in den Köpfen der Mitarbeiter vorhanden ist.

Wie kann die praktische Umsetzung erfolgen?

1. Wissenserfassung: Identifizierung von internem und externem Wissen, das für die Ausführung der Prozesse wichtig ist. Dies kann Kundenfeedback, Informationen von Lieferanten, Wissen aus früheren Projekten und Erfahrungen von Mitarbeitern umfassen.
2. Wissensmanagement: Einrichtung eines Systems oder Prozesses, um das gesammelte Wissen zu speichern, zu aktualisieren und allen relevanten Mitarbeitern zugänglich zu machen.
3. Wissenserhaltung: Sicherstellung, dass wichtiges Wissen bei Mitarbeiterwechseln im Unternehmen erhalten bleibt. Dies kann durch Dokumentation, Schulungen oder Mentoringprogramme geschehen.
4. Wissensverbreitung: Förderung des Austausches von Wissen innerhalb des Unternehmens durch Workshops, regelmäßige Meetings und kollaborative Plattformen.
5. Bewertung des Wissensbedarfs: Regelmäßige Überprüfung des vorhandenen Wissens in Bezug auf neue Anforderungen, Veränderungen im Markt oder bei Technologien und gegebenenfalls Anpassung der Wissensbasis.
6. Schutz von Wissen: Ergreifen von Maßnahmen zum Schutz vertraulichen Wissens und intellektuellen Eigentums, einschließlich Patenten und Urheberrechten.

Durch diese Maßnahmen wird sichergestellt, dass das Unternehmen über ein solides Fundament an organisatorischem Wissen verfügt, das für den langfristigen Erfolg und die Wettbewerbsfähigkeit essentiell ist.

7.1.6 Wissen der Organisation

Zusammenfassung

Abschnitt 7.1.6 der ISO 9001:2015 zielt darauf ab, dass die Mitarbeiter stets Zugang zu den notwendigen und aktuellen Informationen haben, um ihre Arbeit qualitätsgerecht auszuführen.

Was bedeutet das konkret?

Es bedeutet, dass Organisationen sicherstellen müssen, dass relevantes Wissen – sei es technisches Know-how oder spezifische Prozesskenntnisse – für die Mitarbeiter verfügbar und aktuell ist. Dieses Wissen schließt sowohl intern gesammelte Erfahrungen als auch extern bezogenes Fachwissen ein.

Wie kann die praktische Umsetzung erfolgen?

1. Wissensspeicherung und -transfer: Aktives Sammeln von Wissen durch interne Schulungen, Workshops oder durch Bildung von Teams, in denen erfahrene Mitarbeiter ihr Wissen an weniger erfahrene Kollegen weitergeben.
2. Dokumentation von Know-how: Festhalten von Wissen in Form von Prozessbeschreibungen, Arbeitsanweisungen, Leitfäden und technischen Dokumentationen, die leicht zugänglich gemacht werden.
3. Aufbau von Wissensdatenbanken: Einsatz von EDV-Systemen wie Unternehmenswikis, um Lösungen für spezifische Probleme festzuhalten und die Wiederverwendung von Wissen zu erleichtern.
4. Aktualisierung von externem Wissen: Sicherstellen, dass Normen, Vorschriften und technische Standards, die für das Unternehmen relevant sind, stets auf dem neuesten Stand gehalten werden.
5. Verantwortliche für Wissensaktualisierung: Bestimmung von Mitarbeitern, die für die Pflege und Aktualisierung des Wissens verantwortlich sind, um die Relevanz und Genauigkeit zu gewährleisten.
6. Fachliche Fortbildung: Regelmäßige Teilnahme an Schulungen, Konferenzen und Messen sowie die Nutzung von Fachpublikationen, um externes Wissen ins Unternehmen zu tragen und zu verbreiten.
7. QM-Wiki als Wissensplattform: Erstellung eines Qualitätsmanagement-Wikis, das interne Regelungen und erprobtes Wissen enthält, und sicherstellt, dass alle Beiträge nachvollziehbar und versioniert sind.

Kapitel: 7.2 Kompetenz

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Abschnitt 7.2 der ISO 9001:2015 behandelt die Kompetenzanforderungen für Mitarbeiter, die das Qualitätsmanagementsystem (QMS) eines Unternehmens beeinflussen. Unternehmen sind angehalten, sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter die für ihre Aufgaben erforderlichen Kompetenzen besitzen.

Was bedeutet das konkret?

Das bedeutet, dass Unternehmen die notwendigen Fähigkeiten, Kenntnisse und Erfahrungen ihrer Mitarbeiter identifizieren, bewerten und fördern müssen, um die Qualität ihrer Produkte und Dienstleistungen sicherzustellen. Dies schließt die Festlegung von Anforderungen, die Bewertung der vorhandenen Kompetenzen und die Durchführung von Schulungsmaßnahmen ein.

Wie kann die praktische Umsetzung erfolgen?

1. Identifikation der Kompetenzanforderungen: Festlegung der erforderlichen Fähigkeiten und Kenntnisse für jede Rolle im Unternehmen, besonders für diejenigen, die direkten Einfluss auf die Qualität haben.
2. Bewertung der vorhandenen Kompetenzen: Überprüfung, ob die Mitarbeiter die für ihre Rollen erforderlichen Kompetenzen bereits besitzen, und Identifikation von Lücken, die durch Weiterbildungsmaßnahmen geschlossen werden müssen.
3. Planung und Durchführung von Schulungen: Organisation von Schulungen und Weiterbildungsmaßnahmen, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter die für ihre Aufgaben notwendigen Kenntnisse und Fähigkeiten erlangen und aufrechterhalten.
4. Dokumentation und Überprüfung der Wirksamkeit: Führung von Aufzeichnungen über durchgeführte Schulungen und Bewertung ihrer Wirksamkeit, um sicherzustellen, dass die Schulungen zu einer Verbesserung der Kompetenzen geführt haben.
5. Fortlaufende Kompetenzentwicklung: Regelmäßige Überprüfung und Anpassung der Kompetenzanforderungen und Weiterbildungsprogramme, um mit technologischen Veränderungen, neuen Marktanforderungen und internen Prozessänderungen Schritt zu halten.

Durch die Umsetzung dieser Schritte können Unternehmen nicht nur die Kompetenzen ihrer Mitarbeiter verbessern, sondern auch die Gesamtleistung ihres QMS steigern und die Kundenzufriedenheit erhöhen.

Kapitel: 7.2 Kompetenz

Zusammenfassung

Abschnitt 7.2 der ISO 9001:2015 zielt darauf ab, dass alle Mitarbeiter, deren Tätigkeiten die Qualität beeinflussen, ausreichend qualifiziert und kontinuierlich weitergebildet werden.

Was bedeutet das konkret?

Das bedeutet, dass nicht jeder Mitarbeiter im Unternehmen höchstqualifiziert sein muss, aber jene, deren Arbeit direkten oder indirekten Einfluss auf die Qualität hat – von der Produktion bis zur IT –, müssen über die notwendigen Qualifikationen verfügen. Jede qualitätsrelevante Funktion sollte mit einem klaren Qualifikationsprofil ausgestattet sein, das die erforderlichen Ausbildungen, Zertifikate und Erfahrungen festlegt.

Wie kann die praktische Umsetzung erfolgen?

1. Qualifikationsprofile und -matrix: Einführung von Qualifikationsprofilen für jede Stelle, die qualitätsrelevante Aufgaben hat, und eine Matrix, die das Können der Mitarbeiter in verschiedenen Bereichen darstellt. Dies hilft, einen Überblick zu behalten und gezielt Schulungen zu planen.
2. Ermittlung von Schulungsbedarf: Regelmäßige Bewertungen des tatsächlichen Könnens der Mitarbeiter im Vergleich zu den Anforderungen ihrer Rollen, um festzustellen, wo Schulungen nötig sind.
3. Durchführung und Bewertung von Schulungen: Organisation und Durchführung von Schulungsmaßnahmen, die auf den ermittelten Bedarf abgestimmt sind. Die Bewertung des Erfolgs dieser Schulungen sollte nicht direkt nach der Maßnahme, sondern nach einer Phase der praktischen Anwendung erfolgen.
4. Instrumente zur Transparenz: Einsatz von Werkzeugen wie Unternehmenswikis und Qualifikationsmatrizen zur Dokumentation und Verwaltung von Mitarbeiterkompetenzen, um den Prozess bei jeder Zertifizierung zu vereinfachen und transparent zu machen.
5. Sicherstellung des Verständnisses bei Schulungen: Anpassung der Schulungsinhalte an die sprachlichen Fähigkeiten der Mitarbeiter, um sicherzustellen, dass kritische Informationen korrekt verstanden werden, wie im Beispiel des Reinigungsdienstleisters mit mehrsprachigen Tests illustriert.
6. Dokumentation und Nachweisführung: Aufzeichnungen über Schulungen und Qualifikationen in Form von Zertifikaten, Teilnahmebescheinigungen und Protokollen führen, um bei Bedarf nachweisen zu können, dass die Mitarbeiter die erforderlichen Schulungen erfolgreich absolviert haben.

Durch diese Maßnahmen kann sichergestellt werden, dass alle Mitarbeiter, die qualitätsrelevante Funktionen ausüben, die notwendige Kompetenz besitzen und dass diese Kompetenzen regelmäßig aktualisiert und erweitert werden, um den Anforderungen des Unternehmens und der ISO-Norm gerecht zu werden.

Kapitel: 7.3 Bewusstsein

Zusammenfassung

Abschnitt 7.3 der ISO 9001:2015 fordert, dass die Mitarbeiter sich der Relevanz und Bedeutung ihrer Tätigkeit im Rahmen des Qualitätsmanagementsystems bewusst sind. Dies beinhaltet ein Verständnis darüber, wie sie zur Erreichung der Qualitätsziele beitragen können.

Was bedeutet das konkret?

Das bedeutet, dass jedes Teammitglied verstehen muss, wie seine oder ihre Arbeit die Qualität der Produkte oder Dienstleistungen beeinflusst. Mitarbeiter sollten die Qualitätspolitik des Unternehmens kennen, verstehen, welche spezifischen Beiträge sie leisten, und erkennen, welche Konsequenzen nichtkonforme Ergebnisse haben können.

Wie kann die praktische Umsetzung erfolgen?

1. Kommunikation der Qualitätspolitik: Stellen Sie sicher, dass die Qualitätspolitik allen Mitarbeitern bekannt und verständlich ist. Dies kann durch regelmäßige Meetings, Aushänge am Arbeitsplatz oder über interne Kommunikationsplattformen erfolgen.
2. Schulungen zum Qualitätsbewusstsein: Organisieren Sie regelmäßige Schulungen und Workshops, um das Bewusstsein für Qualitätsthemen zu schärfen. Diese sollten auf die verschiedenen Rollen im Unternehmen zugeschnitten sein und praktische Beispiele enthalten, wie Mitarbeiter zur Qualität beitragen können.
3. Feedback und Beteiligung: Ermutigen Sie Mitarbeiter dazu, Feedback zu geben und sich an Diskussionen über die Qualitätspolitik und -ziele zu beteiligen. Dies fördert ein tieferes Verständnis und Engagement.
4. Anerkennung von Beiträgen zur Qualität: Implementieren Sie ein System zur Anerkennung und Belohnung von Mitarbeitern, die aktiv zur Verbesserung der Qualität beitragen. Dies kann die Motivation und das Bewusstsein für die Bedeutung ihrer Arbeit erhöhen.
5. Überprüfung des Verständnisses: Führen Sie regelmäßige Überprüfungen durch, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter die Qualitätspolitik und ihre Rolle innerhalb des Qualitätsmanagementsystems verstehen. Dies könnte durch informelle Gespräche oder formellere Tests geschehen.

Kapitel: 7.4 Kommunikation

Zusammenfassung

Abschnitt 7.4 der ISO 9001:2015 betont die Wichtigkeit effektiver Kommunikation als Grundlage für ein funktionierendes Qualitätsmanagementsystem (QMS). Es fordert Organisationen auf, interne und externe Kommunikationsprozesse zu etablieren, zu implementieren und aufrechtzuerhalten.

Was bedeutet das konkret?

Konkret bedeutet dies, dass Unternehmen klar definieren müssen, was, wann, wie und mit wem kommuniziert wird, um die Effektivität ihres QMS zu gewährleisten. Dies umfasst die Kommunikation von Qualitätszielen, -politik und -verfahren an alle beteiligten Parteien.

Wie kann die praktische Umsetzung erfolgen?

1. Kommunikationsstrategie entwickeln: Erstellen Sie eine umfassende Strategie, die festlegt, wie Informationen innerhalb des Unternehmens und nach außen kommuniziert werden. Dies sollte die Auswahl der Kommunikationskanäle, -frequenz und -inhalte umfassen.
2. Regelmäßige Updates und Meetings: Führen Sie regelmäßige Meetings und Updates durch, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter über die neuesten Qualitätsziele und -standards informiert sind.
3. Feedbacksysteme etablieren: Implementieren Sie Systeme, um Feedback von Mitarbeitern, Kunden und anderen Stakeholdern zu sammeln. Dies hilft, die Kommunikationsprozesse kontinuierlich zu verbessern.
4. Schulung der Mitarbeiter: Stellen Sie sicher, dass alle Mitarbeiter in effektiver Kommunikation geschult sind, insbesondere diejenigen, die direkt mit Kunden und Lieferanten interagieren.
5. Technologie nutzen: Nutzen Sie moderne Technologien wie Intranet-Plattformen, E-Mail-Systeme und soziale Medien, um die Kommunikation effizient und weitreichend zu gestalten.
6. Dokumentation und Überprüfung: Dokumentieren Sie alle Kommunikationsprozesse und überprüfen Sie regelmäßig ihre Effektivität. Passen Sie Strategien an, wenn nötig, um die Kommunikation weiter zu verbessern.

Durch diese Maßnahmen können Organisationen sicherstellen, dass ihre Kommunikationsprozesse dazu beitragen, die Ziele des Qualitätsmanagementsystems effektiv zu unterstützen und die Organisation als Ganzes stärker zu machen.

Kapitel: 7.5 Dokumentierte Information

Zusammenfassung

Abschnitt 7.5 der ISO 9001:2015 regelt Anforderungen an die dokumentierte Information eines Qualitätsmanagementsystems (QMS). Es fordert Organisationen auf, die Erstellung, Aktualisierung und Kontrolle dieser Informationen zu managen, um die Konformität zu gewährleisten und die Effektivität des QMS zu unterstützen.

Was bedeutet das konkret?

Das bedeutet, dass Unternehmen sicherstellen müssen, dass alle notwendigen Dokumente erstellt, gepflegt, zugänglich gemacht und bei Bedarf aktualisiert werden. Dies umfasst Dokumente, die für die Planung, Durchführung und Überwachung von Prozessen notwendig sind, sowie Aufzeichnungen, die als Nachweis der Konformität mit den festgelegten Anforderungen dienen.

Wie kann die praktische Umsetzung erfolgen?

1. Dokumentenerstellung und -aktualisierung: Entwickeln Sie Verfahren für die Erstellung und Aktualisierung von dokumentierter Information, die sicherstellen, dass Dokumente klar, präzise und auf dem neuesten Stand sind. Dies umfasst auch die Genehmigung von Dokumenten durch autorisierte Personen.
2. Kontrolle dokumentierter Informationen: Implementieren Sie ein Dokumentenmanagementsystem, das den Zugriff, die Verteilung, die Aufbewahrung und die sichere Entsorgung alter Dokumente regelt.
3. Zugänglichkeit und Auffindbarkeit: Stellen Sie sicher, dass dokumentierte Informationen leicht zugänglich und auffindbar sind für diejenigen, die sie benötigen. Dies kann durch den Einsatz von digitalen Systemen wie einem Intranet oder spezialisierten Softwarelösungen für das Dokumentenmanagement erleichtert werden.
4. Schutz sensibler Informationen: Ergreifen Sie Maßnahmen, um die Integrität und Vertraulichkeit sensibler dokumentierter Informationen zu wahren. Dies schließt Sicherheitsvorkehrungen gegen unbefugten Zugriff und Datenverlust ein.
5. Überwachung und Überprüfung: Führen Sie regelmäßige Überprüfungen durch, um die Angemessenheit und Effektivität der dokumentierten Informationen zu bewerten. Dies hilft, potenzielle Probleme zu identifizieren und Verbesserungsmaßnahmen einzuleiten.
6. Einhaltung gesetzlicher Vorgaben: Achten Sie darauf, dass alle dokumentierten Informationen den relevanten gesetzlichen und regulatorischen Anforderungen entsprechen.

Durch die Umsetzung dieser Schritte kann ein Unternehmen ein robustes System für die Handhabung seiner dokumentierten Informationen etablieren, das zur Verbesserung der QMS-Leistung und zur Erfüllung von Compliance-Anforderungen beiträgt.